La importancia de las bases de datos jurídicas para la gestión documental de los despachos de abogados
La esencia de la gestión documental está en hacer que toda
la información que entra y se genera en un despacho sea de todos y para todos,
en cualquier momento y para cualquier tema y, sobre todo, en la medida en que
se necesita.
La cantidad de información que
entra y sale cada día en un despacho de abogados es excesiva. Por una parte, la
externa (compuesta por cartas, revistas sectoriales y jurídicas, suscripciones,
bases de datos, libros nuevos, BOE, boletines autonómicos, e-mails,
newsletters electrónicas, sentencias, etc.) y por otra, la interna, es decir,
la que genera el propio despacho (dictámenes, boletines informativos, cartas,
artículos, etc.).
El sistema de gestión de cada
despacho tiene una gran importancia estratégica. Hoy en día, las grandes firmas
destacan precisamente por esa capacidad de tener la información que necesitan
en cada momento, lo cual implica haberla seleccionado y guardado oportunamente
para, más tarde, recuperarla a tiempo.
La esencia de la gestión del
conocimiento y documental está en hacer que toda la información que entra y se
genera en un despacho sea de todos y para todos, en cualquier momento y para
cualquier tema y, sobre todo, en la medida en que se necesita. Es decir, no
sólo pensando en los miembros presentes de la firma, sino también para los
empleados y colaboradores del futuro, e incluso en los propios clientes.
Los aspectos clave de la gestión
documental son los siguientes. En primer lugar, el proyecto de gestión
documental, en el que se deben plantear ciertos objetivos como evitar o
controlar la creación o recepción de documentos innecesarios, facilitar un
acceso efectivo a los documentos, o garantizar un almacenamiento eficiente y
económico de los documentos.
Por otro lado, los despachos de
abogados deben tener en cuenta los tipos de fuentes de información que llegan
al bufete. Así, contamos con las externas (documentación jurídica, manuales de
trabajo, revistas especializadas, informes, periódicos sectoriales, webs de
interés, etc.). Y con las internas (expedientes de clientes y todos aquellos
documentos de la práctica cotidiana y administrativa –correspondencia,
facturas, nóminas, dictámenes, demandas, etc.-.). Además, cabe mencionar la
información corporativa, que es la que la firma transmite al exterior con su
imagen, campañas publicitarias, acciones de marketing, revistas informativas,
etc.
Son importantes también las
normas y procedimientos internos, que sirven para unificar los criterios de
gestión documental del despacho, en toda su dimensión. Estas normas son las que
marcan los criterios únicos y más o menos básicos que todos los miembros del
equipo humano de la firma tienen que aplicar. Pueden plasmarse tanto en soporte
informático como en papel, y el trabajo de su elaboración puede delegarse en un
especialista externo, o bien asumirse internamente.
Cabe destacar que, en principio,
el profesional más preparado para desempeñar la gestión documental en un
despacho es el documentalista. Sin embargo, también puede desempeñar esta
función un profesional o administrativo específicamente preparado.
Ahora bien, los avances que se
han producido en las infraestructuras y el software
de gestión documental han multiplicado las posibilidades en la gestión
documental. En la actualidad se dispone de programas que permiten procesar,
almacenar y reproducir la información de una forma que hasta ahora resultaba
inimaginable. Se tiende a conseguir utilizar menos papeles con una mayor
informatización. En este sentido, es necesario poner en valor las bases de
datos jurídicas, que son herramientas fundamentales para la gestión de los
archivos y la documentación.
La compañía Iberley se ha
conseguido desmarcar en el mercado ofreciendo este servicio con calidad y
diferenciándose al incorporar la integración de la base de datos con el
software para abogados en la nube, consiguiendo aunar base de datos y software
de gestión de expedientes en un mismo servicio.
